Trello, la plataforma de gestión de mis proyectos colaborativos

Después de algún que otro intento infructuoso de uso de Trello, este año decidí dedicar un rato trastearlo y a investigar más profundamente sobre sus posibilidades. Resulta que es una herramienta fantástica para la gestión de proyectos colaborativos. Es es una app gratuita disponible para Android, iPhone, iPad y Web

Permite a mis estudiantes ejecutar proyectos de gran envergadura y trabajar en equipo de manera fluida, flexible y eficiente. Y a mi como profesor percibir la evolución del proyecto, el esfuerzo que está realizando cada estudiante, detectar si hay algún cuello de botella y si algún miembro de algún equipo está teniendo dificultades en con alguna tarea.

Además es de gran ayuda en el desempeño de las tareas de coordinación por lo que los estudiantes pueden desarrollar el rol de gestor de su equipo con más facilidad y probabilidad de éxito.

Por lo tanto he decidido escribir un post explicando cómo lo estoy usando para la gestión de proyectos de aprendizaje para que os sirva de inspiración o guía.

El método kanban

Esta app está diseñada para hacer uso del método Kanban que proporciona un mejor flujo de trabajo al dividir un proceso productivo en varias fases perfectamente delimitadas. Echa un vistazo a este vídeo para entender el funcionamiento básico del método.

Cómo se usa Trello

Para no extenderme demasiado en este post os voy a dejar otro vídeo que explica en detalle cómo usar Trello para proyectos colaborativos de índole general.

Cómo uso Trello para gestionar mis proyectos de aprendizaje

Ahora sí, vamos a repasar cómo preparo todo el tinglado y cómo se gestiona el flujo de trabajo de un proyecto de aprendizaje colaborativo.

Preparar tablero para el proyecto

Resumiendo y sin entrar en detalles los pasos a seguir podrían ser:

Crear tablero para el proyecto.
Crear las listas del flujo de trabajo Kanban (y otras que yo uso normalmente):
- To-do (por hacer)
- Doing (en proceso)
- Done (terminadas)
- On Hold (en espera)
- Info (información)
Crear las etiquetas necesarias. Se pueden usar para identificar los equipos de trabajo, los tipos de tareas, la importancia o la urgencia de la tarea, o incluso la puntuación de cada tarea para enmascarar un poco el asunto de la calificación que puede ser motivo de frustración, enfado y desmotivación para muchos de nuestros aprendices.
Invitar miembros. Podemos añadirlos por correo o enviarles un enlace por cualquier otro medio como el email. Trello ofrece la opción de crear equipos de trabajo que es ideal para gestionar las diferentes asignaturas o cursos que tenemos.

Sesiones iniciales

Al comienzo del proyecto solemos hacer varias sesiones de brainstorming para definir los objetivos, límites, procedimientos de evaluación y calificación, definir roles y responsabilidades concretas, fases y su temporalización y demás detalles del proyecto. Las decisiones se van volcando en tarjetas dentro de la lista Info o en un documento compartido de Google Drive con toda la información del proyecto ya que esta app dispone de muy buena integración con Drive o Dropbox, por ejemplo.

Es importante definir concretamente las funciones y responsabilidades de cada rol para que no queden tareas por hacer indefinidamente sin responsable.

Una vez que los estudiantes van adquiriendo experiencia como coordinadores pueden incluso crear tareas con puntuación (según unos criterios definidos previamente por mi), asignarlas a algún miembro de su equipo, revisar las tareas de la lista Ready to check y realizar los comentarios pertinentes para su corrección, mover a Done la tarea si satisface los criterios de corrección y otras tareas de gestión de su equipo similares. Todas estas responsabilidades las incluyo en una tarjeta de la lista Info para que puedan consultarla cuando quieran y le asigno como miembros de la tarjeta a los coordinadores que hayamos elegido.

El flujo de trabajo

Yo suelo explicar la dinámica de trabajo en clase directamente en un tablero de Trello en el que hago una simulación de diferentes casos de uso que pueden suceder durante el desarrollo de un proyecto. Puedes también proyectar el vídeo del método Kanban y hacer uso de un tablero para hacer una simulación de diversos casos de uso.

Además mis tableros disponen de una tarjeta con las siguientes instrucciones que puedes copiar y pegar en una tarjeta de información en tus tableros para que la puedan revisar en cualquier momento la dinámica de uso del tablero.

Cada tarea es una tarjeta y tienen un puntuación asignada.
Si te vas a ocupar de dicha tarea añádete como miembro en esa tarjeta y muévela de la lista To-do a la lista Doing.
Cuando una tarea está terminada muévela a la lista Ready to check
para que tu coordinador o tu profesor puedan revisar si cumple con los requisitos y la pasan a la lista Done, con lo que conseguirás la puntuación asignada a dicha tarea.
Si eres coordinador revisa las tareas de los miembros de tu equipo de la lista Ready to check y si consideras que han sido completadas con éxito muévelas a la lista Done.
Si hay alguna tarea que esté a la espera de algún evento debe esta en la lista On hold
Las tareas que requieran documentos, imágenes u otros materiales deberán contenerlos como adjuntos vez terminadas. En muchos casos el resto de miembros el del proyecto deberán disponer de esos materiales para poder desarrollar sus tareas.
Puedes asignar una tarea a otra persona añadiéndola como miembro de esa tarjeta, si consideras que es la persona responsable de su ejecución o crees que es la más adecuada o simplemente si necesitas su ayuda. También puedes enviarle un mensaje en los comentarios con @nombre_de_usuario para contactar con él o ella.
Todos los miembros de una tarjeta reciben notificaciones de actividad de la misma. También puedes suscribirte sin ser miembro para estar al tanto de la la actividad de una tarjeta o lista.
Usa las fechas de vencimiento para tareas con un deadline específico.
Para enviar algún comentario a otro miembro puedes citarlo en un comentario con @nombre_de_miembro

La evaluación y calificación

Usa etiquetas de colores para la puntuación para enmascarar un poco el asunto de la calificación que puede ser motivo de frustración, enfado y desmotivación para muchos de nuestros aprendices.

Existen muchas posibilidades, todas ellas muy fácil de gestionar con Trello. Por ejemplo podemos asignar a los coordinadores un 10 que puede ir decreciendo si no cumplen con sus labores debidamente. Si comparten coordinación puedes dividir la nota entre el número de miembros y si desean obtener más nota deben escoger otras tareas. O también pueden repartirse las responsabilidades de coordinación y asignar puntuación a cada responsabilidad, por ejemplo.

Para el resto de miembros como cada tarjeta tiene una nota asignada podríamos calificar simplemente sumando las puntuaciones de las tarjetas de la lista Done. Igualmente si hay varios miembros que comparten una tarjeta dividiremos la nota entre los miembros.

A mi me gusta añadir coevaluación con un formulario de Google que tiene un peso que negociamos al inicio del proyecto.

Si visitamos el perfil de alguno de los miembros Trello nos ofrece la lista completa de tareas de todos los tableros en las que el miembro ha participado para obtener una vista de pájaro, a modo de bitácora, con lo que es muy fácil revisar la evolución y el esfuerzo de cada miembro. Asimismo se pueden filtrar tarjetas por miembros, etiquetas y hacer búsquedas por términos.

Otra herramienta de evaluación (o coevaluación) son los votos. Podemos votar a las tarjetas que más nos gustan. Y muy similar a esto son las pegatinas. Otro elemento que podemos adjuntar a las tarjetas para ofrecer información gráfica sobre la misma.

Existen también herramientas externas como Reports for Trello que generan informes diversos sobre tableros y miembros que pueden servirte para realizar un análisis más profundo.

No he querido entrar en detalle en determinados aspectos en los que podría haberme extendido mucho más pero ya ha quedado un post un poco largo. Espero haberos dado suficiente información para que podáis empezar a usar esta herramienta como plataforma educativa y haber generado la suficiente curiosidad para animaros a usarla. Quizás pueda parecer un poco compleja de usar pero es muy intuitiva y estoy seguro que no tendréis demasiadas dificultades en haceros con ella. En cualquier caso ya sabéis dónde encontrarme si tenéis alguna duda o queréis hacerme alguna sugerencia.